Налоги с компенсации за автомобиль

Сегодня вы получите полное освещение тематики: "Налоги с компенсации за автомобиль" с выводами и комментариями специалистов. Актуализировать данные по вашему вопросу можно задав его дежурному консультанту.

Какие налоги надо платить с суммы ежемесячной компенсации сотруднику за использование его личного автомобиля в служебных целях

Сотрудник на руководящей должности намерен использовать личный автомобиль в служебных целях. Компания ежемесячно будет выплачивать ему фиксированную сумму 50 тыс. рублей. Какие налоги надо уплачивать с ежемесячной компенсации?

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору — ст. 188 ТК РФ).


Расходы на компенсацию относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальное подтверждение — пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций за использование личных автомобилей составляют:

  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 тыс. куб. см включительно — 1 200 рублей в месяц;
  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см — 1 500 рублей в месяц.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость ГСМ и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письмо Минфина РФ от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Следовательно, в сумме компенсации уже содержится возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации личного транспорта (износ, ГСМ, ремонт). В связи с этим возмещаемую работнику стоимость использования им в служебных целях личного автомобиля (ГСМ, ремонт) учесть в расходах повторно (то есть помимо сумм компенсации) нельзя. Расходы можно учесть в пределах вышеуказанных норм. Все, что свыше, подлежит обложению налогом на прибыль.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации. Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (письмо Минфина РФ от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).

При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

НДФЛ и страховыми взносами (на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ) компенсация и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником, не облагаются (письмо Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-05/3235). То есть нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, предназначены для целей налогообложения прибыли, поэтому они не применяются по аналогии к другим налогам.

Разъяснено, когда компенсация за использование личного автомобиля не облагается взносами

Организация выплачивает работнику компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях. Облагается ли такая выплата страховыми взносами? Нет, не облагается, но только при условии, если имеются документы, которые подтверждают использование машины в интересах работодателя. Такая позиция выражена в письме Минфина России от 23.01.18 № 03-04-05/3235.

Как известно, объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК РФ). При этом не подлежат обложению взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (ст. 422 НК РФ).
Статья 188 ТК РФ обязывает работодателя выплачивать компенсацию за использование личного транспорта работника в служебных целях. Размер такой компенсации должен быть установлен письменным соглашением между организацией и сотрудником.

Следовательно, на сумму компенсации, выплачиваемую сотруднику за использование его личного транспорта в интересах работодателя, страховые взносы не начисляются. При этом у организации должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, и документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.

Добавим, что выплаты, освобожденные статьей 422 НК РФ от обложения страховыми взносами, должны быть отражены в расчете по страховым взносам. О том, какие именно строки РСВ нужно заполнить при выплате компенсации за авто, Минфин России сообщал в письме от 23.10.17 № 03-15-06/69146 (см. «Заполнение РСВ: в Минфине разъяснили, как отразить в расчете по взносам командировочные расходы и компенсацию за использование личного автомобиля»).

Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.
Читайте так же:  Федеральный закон об особенностях пенсионного обеспечения

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Нормирование компенсации за использование личного автомобиля

Материал для подписчиков издания «ЭЖ Вопрос-ответ». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

ЭЖ Вопрос-ответ

Журнал для практикующих бухгалтеров, финансовых работников, аудиторов, налоговых консультантов и руководителей, интересующихся проблемами налогообложения.

Журнал составлен в диалоговом режиме, на основе ответов на вопросы читателей. На ваши вопросы отвечают ведущие эксперты ЭЖ, специалисты ФНС и Минфина России, консультанты известных аудиторских фирм.

Периодичность выхода: 1 раз в месяц. Объем: 80 полос.

НДФЛ и страховые взносы при использовании автомобиля сотрудника

ФНС России разделяет позицию финансового ведомства о том, что компенсация за использование автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Это следует из письма налогового ведомства от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected] Кроме того, налоговики рассказали, какими документами можно подтвердить понесенные работником расходы, подлежащие компенсации.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ суммы компенсационных выплат, установленных в соответствии с законодательством РФ, не облагаются НДФЛ. Статьей 188 ТК РФ предусмотрена выплата работнику компенсации, если он с согласия и ведома работодателя использует в служебных целях свое личное имущество.

ФНС России в комментируемом письме поддержала позицию Минфина России.

У судов на этот счет другое мнение. Они считают, что от НДФЛ освобождается компенсация за использование имущества, принадлежащего работнику на любом законном основании (постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14).

Таким образом, если компания при выплате компенсации работнику за автомобиль, управляемый им по доверенности, не удержит с этих сумм НДФЛ, свою правоту ей придется доказывать в суде.

Страховые взносы

Расходится позиция чиновников и судов и в вопросе необходимости начисления страховых взносов на сумму компенсации за использование в служебных целях автомобиля работника, управляемого им по доверенности.

Согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением трудовых обязанностей. И поскольку компенсация по ст. 188 ТК РФ предусмотрена за личное имущество, Минфин России, так же как и в случае с НДФЛ, считает, что страховыми взносами не облагается компенсация только за использование имущества, принадлежащего работнику на праве собственности (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097). Аналогичной позиции придерживался и Минтруд России (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542, от 26.02.2014 № 17-3/В-82, от 26.02.2014 № 17-3/В-92) в период, когда исчисление и уплата страховых взносов регулировались Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).

Между тем, по мнению судей, переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Поэтому компенсация за использование такого автомобиля в служебных целях не облагается страховыми взносами (Определение Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 по делу № А12-2881/2012). Обратите внимание: несмотря на то что в данных судебных решениях рассматривались споры по страховым взносам, исчисляемым в соответствии с Законом № 212-ФЗ, вывод, сделанный судами, применим и к страховым взносам, исчисляемым по правилам НК РФ.

Но ФНС России в комментируемом письме указала, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. И поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено, то суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Компенсация расходов работника

Помимо компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях, ст. 188 ТК РФ предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Минфин России неоднократно указывал, что для освобождения выплат, производимых на основании ст. 188 ТК РФ, от НДФЛ и страховых взносов у компании должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (письма от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 26.09.2017 № 03-04-06/62152). Но какие именно документы нужно иметь компании, чтобы избежать претензий налоговиков?

Читайте так же:  Налог физических лиц 4 процента

В комментируемом письме ФНС России разъяснила, что использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу. А к документам, подтверждающим произведенные работником расходы, можно отнести: акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ), путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и другие.

Налоговики также обратили внимание, что суммы возмещения расходов работника облагаются НДФЛ и страховыми взносами в том же порядке, что и выплачиваемая ему компенсация за использование его имущества.

Из сказанного налоговиками следует, что, если имущество не принадлежит работнику на праве собственности, возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества в служебных целях, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

  • Список форумов
  • ::Актуальные вопросы
  • :: Компенсация за использование личного авто

#1 29.08.2012 13:37:19

Компенсация за использование личного авто

Здравствуйте! Наша фирма на ЕНВД (деятельность столовых). Директор использует свое авто для осуществления закупа товаров. Я решила оформить ежемесячную компенсацию в размере 10 000, которая не облагается НДФЛ и взносами. Сделала доп. соглашение к трудовому договору, где прописала это, а также в должностной инструкции указала, что в обязанности директора входит закупка товара, собираюсь каждый месяц выпускать приказ о назначении компенсации в размере 10 000. Но, к сожалению, у нас нет возможности оформлять путевые листы, поскольку нет врача, который будет ставить печать. Поэтому вместо путевого листа в доказательство использования личного транспорта в служебных целях, фирма самостоятельно разработала журнал учета служебных поездок, где будут указываться маршруты и время, а так же километраж, если нужно. Вопрос: будут ли притензии к фирме со стороны налоговых органов, ПФ и ФСС?

#2 29.08.2012 14:26:49

Re: Компенсация за использование личного авто

решила оформить ежемесячную компенсацию в размере 10 000, которая не облагается НДФЛ и взносами

вообще-то фиксированный размер компенсации, на котором настаивают налоговики — 1200.

собираюсь каждый месяц выпускать приказ о назначении компенсации в размере 10 000

достаточно одного приказа.

Но, к сожалению, у нас нет возможности оформлять путевые листы, поскольку нет врача, который будет ставить печать.

Вы можете заключить договор со сторонним мед. учреждением. Но в моей практике в коммерческих организациях печатами от врачей не заморачивались. И компенсации были, и аренда авто.
Но путевые должны быть обязательно.

будут ли притензии к фирме со стороны налоговых органов, ПФ и ФСС?

со стороны налоговиков, если не будет путевых — однозначно. Проверок ПФР и ФСС я на своей практике не видела. Но мне не нравится сумма Вашей компенсации. Лучше уж тогда провести это как аренду авто и удерживать с данной суммы НДФЛ.

#3 29.08.2012 16:33:09

Re: Компенсация за использование личного авто

Катек, Вы не путайте с нормируемыми расходами на компенсацию за использование личного авто. 1200 — это нормируемая сумма, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль. Сама же компенсация может быть любого размера, только 1200 принимается к расходу. А у нас вообще ЕНВД, так что нечего заморачиваться. Вся загвоздка в путевом листе(((( В правилах оформления сказано, что должна стоять печать. Иначе, как я понимаю- это не документ. Ведь акт или накладная без печати — тоже не документ?

#4 30.08.2012 08:39:24

Re: Компенсация за использование личного авто

Я ничего не путаю. Да, 1200 принимается в расходы, а с остальной суммы директору просто начислят НДФЛ, и всё. Т.ч. смотрите сами.

В правилах оформления сказано, что должна стоять печать. Иначе, как я понимаю- это не документ

Я уже сказала Вам, как можно выйти из положения. Либо договор с мед. учреждением, и стоит печать. Либо опять та же история с ЕНВД, что проверять никто ничего не будет, путевые составлять без печати.

#5 30.08.2012 08:46:38

Re: Компенсация за использование личного авто

«Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение», 2007, N 7

Т.о., по моему мнению, нельзя просто установить сумму компенсации в 10 т.р. Она должна быть подтверждена документами.

#6 30.08.2012 11:03:28

Re: Компенсация за использование личного авто

Катек, тут вообще НК не задействован. В нем ничего не сказано о компенсации использования авто в служебных целях. Поэтому руководствоваться нужно только ст. 188 ТК Я читала много форумов, где именно вопрос удержания ндфл с компенсации обсуждался, там приведены статьи. Сейчас поищу и выложу.

#7 30.08.2012 11:19:08

Re: Компенсация за использование личного авто

Видео (кликните для воспроизведения).

Указанные нормы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»:
1. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц.
2. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
3. Для мотоциклов – 600 руб. в месяц.

Важно! Нормы в постановлении № 92 от 08.02.2002 установлены в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль. Об установлении норм для расчета других налогов, например НДФЛ, в постановлении не упоминается.

Освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов относится к любым суммам компенсации, так как нормы в постановлении № 92 от 08.02.2002 установлены в целях исчисления налога на прибыль и не распрос­траняются на другие налоги (Президиум ВАС РФ Постановление от 30.01.2007 № 10627/06). Такой же точки зрения придерживаются и местные суды (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.04.2007 № Ф08-4799/2006-2035А, ФАС Уральского округа от 17.01.2011 № Ф09-10769/10-С2, от 03.03.2011 № Ф09-133/11-С2).
Таким образом, при установлении в дополнительном соглашении к трудовому договору размера компенсации свыше 1200 или 1500 руб. в месяц суммы превышения не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Читайте так же:  Трактористы на пенсию во сколько лет

Нормы компенсации за использование лично автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ законодательством РФ не установлены, а в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

То есть, если я пропишу 10 000, то будет 10 000.
А вот свежее:

В письме от 27.03.2012 № 03-04-06/3-78 Минфин России разъяснил, что сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Финансовое ведомство отметило, что в соответствии с вышеназванным пунктом от НДФЛ освобождаются, в частности, все виды компенсационных выплат, установленные законодательством РФ, связанные в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей. Компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена ст. 188 ТК РФ. Поэтому она не подлежит налогообложению в размере, установленном соглашением сторон в трудовом договоре. При этом для выплаты этой компенсации организация должна иметь документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику, использование его в интересах работодателя, а также расчеты компенсации и документы о произведенных расходах.

Аналогичной позиции Минфин России придерживался и раньше (письма от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228).

НДФЛ — служебный и личный траспорт, налоги

Работник ездит на личной машине в служебных целях: при каких условиях компенсация не облагается НДФЛ

Компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля в служебных целях освобождаются от НДФЛ только при наличии документов, которые подтверждают использование машины в интересах работодателя и произведенные расходы. Подробности — в письме Минфина России от 03.09.19 № 03-04-05/67569.

С учетом изложенного в Минфине делают следующий вывод. Компенсационные выплаты за использование личного автомобиля работника в интересах работодателя освобождаются от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. При этом работодатель должен иметь:

  • копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
  • расчет компенсации;
  • документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
  • документы, подтверждающие осуществление расходов.

Компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ

Согласно НК РФ, не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поэтому, освобождению от НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов, должен подтверждаться документами :

  • свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации);
  • расчетами компенсаций;
  • документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы);
  • документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.

Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию
за использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме самой суммы компенсации, работодатель вообще-то должен также оплатить работнику его расходы, по содержанию личного автомобиля работника, в том числе и затраты на ГСМ. Но, согласно письма Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239 расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится. Потому что, как полагает Минфин РФ, в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет.

Налогообложение НДФЛ дохода сотрудника от использования служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов

Статья 41 Налогового кодекса Российской Федерации определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

В соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Такой доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

C компенсации за использование личной машины работника нужно начислять взносы, если он ездит по доверенности

Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то сумма возмещения за использование авто в служебных целях облагается страховыми взносами. Письмо Минтруда от 13.11.2015

Как известно, если работник с согласия и ведома работодателя пользуется принадлежащим ему транспортом для выполнения трудовых обязанностей, ему положена компенсация за использование личного имущества. Причем выплачиваемая сумма не подлежит обложению страховыми взносами (в размере, установленном соглашением между организаций и работником).

Читайте так же:  Самозанятое население какие налоги платит

Но передача автомобиля по доверенности не означает перехода прав собственности. И в ситуации, когда сотрудник управляет автомобилем по доверенности, он не является его личным имуществом. По крайней мере, по мнению Минтруда. А значит, оснований для освобождения от обложения взносами компенсационных выплат за передоверенный автомобиль нет.

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  • Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  • Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.
  • Компенсация за использование собственного авто

    Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

    • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
    • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

    Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

    Аренда авто в служебных целях

    Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

    Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

    В обеих ситуациях необходимо:

    1. Заключить договор аренды.
    2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
    3. Передать транспорт по акту.

    Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

    Бухгалтерский учет компенсации

    Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

    Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

    Читайте так же:  Новости россии пенсионный возраст отзывы

    Пример. Компенсация сотруднику предприятия

    ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

    Наименование операции Дебет Кредит Сумма, руб.
    Начислена выплата служащему 73 51 4000
    Компенсация отражена в расходах 44 73 4000
    Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20% 99 68 500

    Недостатки компенсации по фиксированной ставке

    Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

    Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
    3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

    Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

    Компенсации за использование личного автомобиля НДФЛ и взносами не облагаются

    Нужно ли начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ с компенсационных выплат, произведенных работнику за использование им личного автомобиля в служебных целях. Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме от 23 января 2018 г. № 03-04-05/3235.

    Финансисты напомнили, что при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) такого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон, оформленным в письменной форме (статья 188 ТК РФ).

    Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

    Таким образом, компенсации за использование личного автомобиля работника, выплачиваемые организацией в соответствии со статьей 188 ТК РФ, освобождаются от НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон.

    При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций, а также документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и их суммы.

    В отношении страховых взносов разъясняется, что все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, взносами не облагаются (подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ).

    Поскольку компенсация за использование личного имущества (транспорта) в интересах работодателя предусмотрена статьей 188 ТК РФ, то такая выпала не подлежит обложению страховыми взносами. Однако, как и в случае с НДФЛ, должны иметься подтверждающие документы.

    Компенсация бензина, запчастей на личный автомобиль

    Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

    Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

    А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    КОМПЕНСАЦИЯ ГСМ за использование личного автомобиля

    Вопрос : Об учете в целях налога на прибыль стоимости ГСМ, возмещаемой работникам, использующим личный транспорт в служебных целях.

    Ответ : Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета расходов организации в виде стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, сообщает следующее.

    В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

    Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.

    При этом следует учитывать, что на основании п. 1 ст. 252 Кодекса расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций , установленных законодательством, учтено возмещение затрат , возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

    Заместитель директора
    Департамента налоговой
    и таможенно-тарифной политики
    Н.А.КОМОВА

    ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме
    Видео (кликните для воспроизведения).

      РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ
      Компания может включать в расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы (например, оплату приобретаемых ими проездных билетов). Это следует из статьи 255 НК РФ и статьи 168.1 ТК РФ.
    Налоги с компенсации за автомобиль
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here